Produktiver durch die 5S Methode: Das sollten Sie wissen
von Daniel Heller
03.02.2022
Sie kennen das sicherlich sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld. In einer aufgeräumten Umgebung lässt es sich einfach gewissenhafter arbeiten.
Immerhin: Wirklich kreative Entfaltung, gepaart mit schlagkräftiger Effektivität, kann nur dann gelingen, wenn die äußeren Gegebenheiten auch den Rahmen dazu liefern.
Was relativ naheliegend und profan wirkt, hat sich allerdings in der sogenannten 5S Methode zu einem professionellen Ansatz entwickelt.
In den vergangenen Jahrzehnten unterlag die globale Ökonomie zahlreichen Verwerfungen und Umstrukturierungen.
Insbesondere die aufstrebenden fernöstlichen Wirtschaftsbereiche China und Japan haben den westlichen Unternehmen gehörig zugesetzt.
Der Wettbewerbsdruck vervielfältigte sich, das Kosten- / und Effizienzbewusstsein wuchs und westliche Konzerne gerieten zusehends in die Bredouille.
Um wirtschaftlich nicht unterzugehen, begann eine fieberhafte Suche nach Maßnahmen, um die Qualität zu verbessern, die Produktionsprozesse zu optimieren und den Output bei möglichst geringen Kosten zu erhöhen.
Viele dieser Maßnahmen und Theorien entstammen ebenfalls dem asiatischen Raum.
Recht populär in der modernen Wirtschaftslehre sind unter anderem das Kaizen-Prinzip oder das Six Sigma Managementsystem, welches seine Ursprünge in der japanischen Schiffsbauindustrie hat.
In diesem ganzen Kosmos an unterschiedlichen Ansätzen und Theoremen findet sich auch ein Sektor, der sich heutzutage vorwiegend bei zukunftsweisenden, modernen Unternehmen als Leitmotiv finden lässt.
Die Rede ist vom Lean Management. Der Fokus dieser Unternehmensphilosophie liegt in der Konzeption einer sowohl effektiven als auch effizienten Wertschöpfungskette.
Das zentrale Thema der Wertschöpfungskette liegt in diesem Konzept ganz im Bereich der Kundenorientierung. Verschwenderische Prozesse sollen so gut wie möglich ausgemerzt werden.
Eine der wichtigsten Methoden des Lean Managements ist die 5S Methode, da sie sozusagen das Fundament für alle darauf aufbauenden Grundsätze bildet.
Im Kern geht es bei 5S darum, die Organisation des Arbeitsplatzes maximal zu optimieren. Der Fokus soll rein auf wertschöpfende Tätigkeiten gelenkt und jegliche Verschwendung vollkommen vermieden werden.
Die fünf „S“ stehen repräsentativ für fünf japanische Begriffe: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke.
Um die Begriffe und die dahinterliegenden Arbeitsschritte leichter zu erfassen, existieren auch deutsche Übersetzungen:
Schauen wir uns die einzelnen „S“ mal im Detail an.
Die Anfangsstufe besteht darin, alle Gegenstände, die nicht mehr gebraucht werden, vom unmittelbaren Arbeitsplatz zu entfernen.
Dieser Vorgang resultiert in einer erheblich verbesserten Übersichtlichkeit, wodurch etwaige Unterbrechungen durchsuchen und stöbern vermieden werden können.
Jene Gegenstände, die noch am Arbeitsplatz verblieben sind, werden nach ihrer Priorität und Reihenfolge im Arbeitsprozess geordnet.
Nun werden sowohl der Arbeitsplatz als auch die noch vorhandenen Gegenstände gereinigt. Primär um Abnutzungen und Fehler frühzeitig zu erkennen, aber auch um die Arbeitssicherheit zu erhöhen.
Letztlich wird aber auch jeder bestätigen können, dass es sich in einer sauberen Umgebung einfach gewissenhafter arbeiten lässt.
In diesem Schritt geht es darum, feste Strukturen zu schaffen, um das 5S Konzept dauerhaft beizubehalten.
Beispielsweise wird der Arbeitsplatz jeden Tag nach Verrichtung der Arbeit wieder gereinigt und entsprechend aufgeräumt.
In diesem finalen Abschnitt wird das Augenmerk darauf gelegt, die vorherigen Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren.
Die Prozesse müssen in Fleisch und Blut übergehen, damit es nicht bei einer einmaligen Maßnahme bleibt, sondern ein dauerhaftes Bestehen gewährleistet ist.
Wie jede Produktivitätstechnik hat natürlich auch diese Methode Vor- und Nachteile
Um das Verständnis für die praktische Anwendung des 5S Prinzips zu festigen, sehen Sie im Folgenden den Arbeitsablauf anhand eines alltäglichen Beispiels: PC Desktop aufräumen.
Oft sind die Startbildschirme vollkommen überfrachtet mit Programmen, Fotos und Dokumenten aller Art. Doch, wenn man ehrlich zu sich selbst ist, benötigt man nur einen Bruchteil davon unmittelbar auf dem Desktop.
Viele der vorhandenen Dateien benötigt man vermutlich sowieso nie wieder. Auch wenn die Speicherkapazität moderner Rechner von Jahr zu Jahr größer wird, so sollte man sich dadurch nicht verleiten lassen unendlich viele Dateien jahrelang zu horten.
Daher sollte man nun damit beginnen, überflüssige und veraltete oder gar doppelt vorhandene Daten zu löschen.
Die Anzahl der Dateien ist sichtlich geschrumpft, so langsam wird der Desktop-Hintergrund wieder sichtbar. Im zweiten Schritt wendet man sich der einzelnen Position der verbliebenen Dateien zu.
Bei jedem Eintrag sollten Sie sich fragen, ob Sie diesen wirklich auf dem Desktop benötigen. In der Mehrzahl der Fälle wird eine entsprechende Struktur mit Unterordnern die weitaus bessere Alternative darstellen.
Jene Dateien, die auf dem Desktop verbleiben dürfen, können im Nachgang auch noch geordnet werden. Da sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.
Ob nach Farbe, Dateigröße oder in alphabetischer Ordnung – wichtig ist lediglich, dass ein System herrscht.
An dem gewählten Beispiel könnte die Säuberung beispielsweise mit einem Antiviren-Scanner gestaltet werden.
Überprüfen Sie außerdem, ob zu den Programmen etwaige Update Versionen installierbar sind, damit die Software auf dem aktuellsten Sicherheitsstandard ist.
Sie können auch von Zeit zu Zeit überprüfen, ob eventuell Software-Alternative existieren, die besser zu Ihrem Einsatzgebiet passen würden.
Das Konzept rund um die Strukturierung der verschiedenen Ordner sollte nun beibehalten werden. Innerhalb der Einzelordner und sonstiger Verzeichnisse sollte dieselbe Logik hinsichtlich des Aufbaus herrschen wie auf dem Desktop selbst.
Auch Sortierungsrichtlinien sollten standardisiert eingehalten werden. Arbeiten mehrere Personen mit demselben PC, instruieren Sie diese dahin gehend.
An eifrigen, hektischen Tagen werden Sie Ihre neu gewonnene Struktur eventuell nicht beibehalten können.
Alte Muster stellen sich ein und der Desktop entwickelt sich wieder gen Chaos. Um dem zuvorzukommen, ist es wichtig, feste Strukturen zu schaffen.
Verpflichten Sie sich beispielsweise jede Woche eine halbe Stunde lang – mittels fest eingeplantem Termin! – dazu, Ihre Desktop-Struktur wieder auf Kurs zu bringen.
Kleine Abweichungen können so regelmäßig bereits im Keim erstickt werden, bevor das ganze Schiff wieder zu kentern droht.
Ein Ziel der 5S Methode ist, jegliche Verschwendung zu eliminieren. Der Begriff Verschwendung kann auf vielerlei Arten definiert werden.
Im Bereich der Immobilienmakler-Tätigkeit wäre Folgendes denkbar:
Diversifizierung ist zwar wichtig, doch die Fokussierung auf eine explizite Region oder bestimmte Objekttypen lässt Sie tiefer in die Materie eintauchen.
Sie können sprichwörtlich nicht auf dutzenden Hochzeiten gleichzeitig tanzen. Eruieren Sie die passende Nische für sich und blenden Sie den Rest aus.
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Analysieren Sie, welche Daten potentielle Interessenten wirklich benötigen.
Sind die zentimetergenaue Angabe der Küchenzeile und die Abholzeiten der Müllabfuhr wirklich relevant als Erstkontakt?
Die Recherche all dieser Fakten beinhaltet einen hohen Zeitaufwand. Zeit, die in produktivere, wertschöpfende Aktivitäten investiert werden könnte.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die 5S Methode ein sehr simples, aber extrem effektives System zur Arbeitsoptimierung ist.
Ob im kleinen privaten Maßstab, oder im professionellen Umfeld – korrekt angewandt gibt die 5S Methode einem mächtige Werkzeuge in die Hand.
Besonders in den modernen Zeiten, in denen die Menschheit einer übernatürlichen Vielzahl von Reizen in ihrem Alltag ausgesetzt ist, kann es nur sinnvoll sein, Ordnung in das allgegenwärtige Chaos einziehen zu lassen.
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